Tối ưu chi phí là việc mà hầu như các doanh nghiệp đều muốn thực hiện, trong đó có chi phí ẩn. Bởi đây là khoản chi phí vô hình, khó đo lường và có thể ảnh hưởng đến doanh thu, cũng như lợi nhuận của doanh nghiệp. Vậy cụ thể chi phí ẩn là gì? Đặc điểm, cách xác định ra sao? Hãy cùng Danhgiasanvn tìm hiểu chi tiết về loại chi phí này thông qua bài viết sau đây nhé!
Chi phí ẩn là gì?
Chi phí ẩn hay chi phí quy đổi (tên gọi trong tiếng Anh là Implicit Cost, Implied Cost hay Imputed Cost) được hiểu là chi phí cơ hội mà doanh nghiệp phải chấp nhận bỏ ra khi quyết định sử dụng các nguồn lực nội bộ thay vì khai thác để kiếm tiền bằng cách bán hoặc cho thuê. Đây là khoản chi phí không rõ ràng và khó có thể đo lường một cách dễ dàng.
Các doanh nghiệp không thể ghi nhận trực tiếp khoản phí này vào bảng cân đối kế toán. Bởi đây là chi phí không được trao đổi trực tiếp, cũng như thể hiện sự mất mát lợi nhuận tiềm năng, không phải thu nhập thực tế.
Điều quan trọng ở đây là nhìn nhận và đánh giá đúng giá trị của những cơ hội bị bỏ lỡ. Đồng thời tính toán chi phí đầy đủ để đưa ra quyết định tối ưu nhất cho lợi nhuận và sự phát triển của công ty.
Ví dụ về chi phí ẩn
Thay vì đem lại nguồn lợi nhuận cho doanh nghiệp thì chi phí cơ hội lại được dùng để phục vụ hoạt động nội bộ. Để hiểu rõ hơn, hãy xem những ví dụ về chi phí ẩn là loại chi phí nào sau đây:
- Công ty sở hữu một tòa nhà văn phòng và quyết định sử dụng không gian trong tòa nhà để làm trụ sở cho phòng ban nội bộ thay vì cho một công ty khác thuê. Chi phí ẩn trong trường hợp này sẽ là thu nhập mà công ty bỏ lỡ khi không để bên thứ ba thuê văn phòng.
- Chủ doanh nghiệp quyết định làm việc cho doanh nghiệp của mình mà không cần trả lương. Điều này có nghĩa là họ đã bỏ qua cơ hội làm việc, kiếm thu nhập và nâng cao kinh nghiệm tại một doanh nghiệp khác. Implicit Cost ở đây chính là tiền lương của chủ doanh nghiệp. Thông thường, các chủ doanh nghiệp nhỏ thường chấp nhận bỏ tiền lương trong khoảng thời gian đầu thành lập để giảm gánh nặng chi phí, cũng như tối đa hóa doanh thu cho công ty.
- Nhân viên chịu trách nhiệm hướng dẫn, đào tạo cho người mới trong tuần thử việc đầu tiên. Họ phải tạm gác lại một phần công việc hằng ngày để làm việc này. Như vậy, doanh nghiệp cần trả khoản chi phí ẩn bằng lương trong một tuần mà nhân viên dùng để đào tạo.
- Loại chi phí cơ hội này cũng có thể phát sinh trong nhiều tình huống khác. Chẳng hạn khi công ty quyết định không đầu tư vào nghiên cứu và phát triển sẽ đồng nghĩa với việc từ bỏ cơ hội thúc đẩy sự đổi mới và tiến bộ.
Đặc điểm của chi phí ẩn
- Không phải là chi phí trực tiếp: Có nghĩa là không có sự chi tiêu trực tiếp, doanh nghiệp không phải trả một khoản tiền cụ thể cho loại chi phí quy đổi. Thay vào đó, chi phí này sẽ được tính dựa trên giá trị quy đổi từ tài sản dùng trong sản xuất hàng hóa hay dịch vụ.
- Không được thể hiện rõ ràng: Chi phí cơ hội không phải là chi phí trực tiếp nên không được ghi nhận trong bảng cân đối kế toán hay báo cáo tài chính. Chi phí này sẽ được xác định bằng các phương pháp khác, ví dụ như giá trị thay thế hay chi phí cơ hội.
- Bao gồm chi phí cơ hội: Chi phí quy đổi có liên quan đến việc bỏ lỡ cơ hội thu lợi nhuận tiềm năng. Do đó bao gồm cả chi phí cơ hội trong việc sử dụng tài sản để sản xuất. Đây chính là giá trị mà doanh nghiệp đã bỏ lỡ do sử dụng tài sản cho một hoạt động thay vì hoạt động khác.
- Ảnh hưởng đến quyết định sản xuất: Doanh nghiệp khi tính toán loại chi phí ẩn là gì cũng cần xem xét nhiều yếu tố liên quan. Từ đó đưa ra quyết định lựa chọn sao cho tối ưu nhất.
Cách xác định chi phí ẩn
Việc xác định khoản phí ẩn có thể gặp khó khăn vì đây không phải là khoản tiền trực tiếp mà công ty phải chi trả. Hiện nay cũng chưa có một công thức cụ thể nào để có thể tính được loại chi phí này. Một số loại chi phí ẩn dễ tính, nhưng cũng có những loại không thể đo lường bằng giá trị tiền tệ.
Một trong những cách để xác định được khoản chi phí này đó là tập trung vào việc gắn một lượng tiền cho các chi phí quy đổi. Bất cứ nguồn lực nào có thể sử dụng thay vì cho thuê hay bán thì số tiền nhận được chính là chi phí ẩn. Ví dụ như công ty đang sở hữu một tòa nhà văn phòng và có thể cho công ty khác thuê với giá 200 USD/tháng. Tuy nhiên, công ty quyết định giữ lại để làm văn phòng đại diện. Lúc này, 200 USD/tháng chính là khoản phí ẩn của việc sử dụng tòa văn phòng đó.
Bên cạnh đó, cần xem xét mọi yếu tố của doanh nghiệp theo từng trường hợp, cũng như xác định nguồn lực có thể sử dụng để tạo thu nhập nhưng lại quyết định dùng cho nội bộ. Giá trị của các tài sản khi được sử dụng cho mục đích khác mà công ty từ bỏ chính là chi phí cơ hội. Ví dụ như doanh nghiệp sử dụng đất để xây nhà xưởng. Số tiền mà doanh nghiệp đã từ bỏ được tính vào chi phí cơ hội của doanh nghiệp.
Phân biệt chi phí ẩn và chi phí hiện
Trong quá trình kinh doanh, cần phân biệt rõ ràng giữa chi phí hiện và chi phí ẩn là gì. Bởi hai loại chi phí kinh doanh này có sự tương phản rõ rệt.
- Chi phí ẩn là những chi phí không được phát sinh, đây là lợi ích mà công ty bỏ lỡ khi chọn không khai thác một tài sản. Chi phí này cũng không thể được tính toán một cách chính xác, không có sự trao đổi tiền mặt. Song đây là một trong những yếu tố quan trọng giúp nhà quản lý đưa ra quyết định để tối ưu hiệu quả kinh doanh của công ty.
- Chi phí hiện là các chi phí mà công ty phải trả trực tiếp để sử dụng nguồn lực. Ví dụ về chi phí hiện như tiền lương nhân viên, tiền thuê mặt bằng,… Điều này có nghĩa là mọi khoản phí hữu hình mà công ty cần trả để duy trì hoạt động kinh doanh và thu lại lợi nhuận chính là chi phí hiện. Khoản phí này có hạn thanh toán nên được dùng trong kế toán để tính lợi nhuận bằng cách lấy doanh thu trừ đi tất cả chi phí hiện và khấu hao tài sản.
Kết hợp giữa chi phí ẩn và chi phí hiện sẽ tính toán được lợi nhuận kinh tế mà doanh nghiệp tạo ra. Công thức tính chỉ cần lấy tổng doanh thu trừ đi tổng chi phí hiện và ẩn. Như vậy sẽ giúp phản ánh kết quả kinh tế được chính xác hơn.
Nguyên tắc kiểm soát chi phí ẩn
Kiểm soát và tối ưu chi phí ẩn có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trong cả ngắn hạn và dài hạn. Bởi, khi phát sinh chi phí này, giá thành của sản phẩm cũng tăng lên. Bên cạnh đó còn làm giảm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong ngắn hạn, ảnh hưởng đến thương hiệu trong tương lai.
Sau đây là 6 nguyên tắc được sử dụng để kiểm soát loại chi phí quy đổi:
- Thứ nhất – thường xuyên cập nhật công nghệ mới và cải tiến quy trình sản xuất. Điều này giúp công ty có thể loại bỏ được những công đoạn dư thừa để tối ưu nguồn nhân lực, cũng như vật lực, làm tăng năng suất công việc. Đồng thời thực hiện khấu hao nhanh tài sản cố định để tận dụng phần giữ lại, phục vụ cho mục đích tái đầu tư, đổi mới dây chuyền sản xuất.
- Thứ hai – thiết kế cơ cấu tổ chức tinh gọn, qua đó giúp tiết kiệm khoảng thời gian “chết”, cũng như hạn chế xung đột giữa các khâu.
- Thứ ba – xác định tồn kho tối ưu để giảm chi phí bảo quản, lưu trữ hàng hóa trong kho. Đồng thời cũng giúp tối ưu hoá chi phí mua hàng cho doanh nghiệp.
- Thứ tư – thường xuyên cập nhật các quy định của pháp luật nhằm cụ thể hoá vào quy trình và quy chế hoạt động trong doanh nghiệp.
- Thứ năm – đảm bảo thông suốt giữa các công đoạn bằng cách xây dựng hệ thống quản trị chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ chuyên dụng để đảm bảo các công đoạn được kiểm soát chặt chẽ.
- Thứ sáu – thực hiện tốt việc dự báo nhu cầu thị trường và nguyên vật liệu để không bị động trong sản xuất. Bên cạnh đó cũng tránh được tình trạng dư thừa hay thiếu hụt nguyên vật liệu, hàng hóa trong kho.
Ngoài ra cũng cần kết hợp với nhiều biện pháp khác nhau, tùy vào điều kiện của doanh nghiệp như tăng cường kiểm tra, giám sát báo cáo tài chính, thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ, huấn luyện nhân viên về việc kiểm soát và xử lý các nội dung có liên quan,… Qua đó có thể phát hiện sớm những vấn đề chưa phù hợp và giải quyết nhanh để tối ưu được loại chi phí này.
Kết luận
Trên đây là toàn bộ những chia sẻ liên quan đến chi phí ẩn là gì. Có thể thấy, loại chi phí cơ hội này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và đưa ra quyết định về hoạt động kinh doanh. Hiểu và kiểm soát được chi phí sẽ giúp công ty tận dụng tối đa tài sản và đạt được hiệu quả kinh doanh tốt hơn.
